Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu farmbid.pl i aplikacji mobilnych FarmBid oraz przedstawia informacje wymagane przez art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”). Obejmuje odwiedzających Serwis, posiadaczy Kont, osoby reprezentujące Sklepy oraz osoby kontaktujące się z Administratorem.

Dokument ma charakter informacyjny. Zapoznanie się z nim nie oznacza wyrażenia zgody na wszystkie opisane operacje. Jeżeli określone przetwarzanie wymaga zgody, powinna ona zostać odebrana odrębnie, dobrowolnie i dla konkretnego celu.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest FarmBid Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu (ul. Miodowa 29/10, 54-007 Wrocław), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001243460, NIP 894 328 73 44, REGON 544842203; kapitał zakładowy 5 000,00 zł („Administrator”). Rejestr prowadzi Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego.

Spółkę reprezentuje Prezes Zarządu Dominik Grzegorz Domański oraz Członek Zarządu Grzegorz Tadeusz Domański — każdy z członków Zarządu składa oświadczenia w imieniu Spółki samodzielnie.

Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych:

• e-mail: kontakt@farmbid.pl,
• listownie: na adres siedziby Administratora podany powyżej.

Powyższe dane kontaktowe służą również składaniu wniosków dotyczących ochrony danych i wykonywania praw wynikających z RODO.

2. Jakie dane przetwarzamy

• Dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, identyfikator Konta, rola (Rolnik/Sklep) oraz dane uwierzytelniające. Hasło nie jest przechowywane w postaci jawnej.
• Dane gospodarstwa lub firmy: nazwa, NIP, adres, województwo i powiat oraz dane związane z weryfikacją Sklepu, w zakresie wymaganym przez dany formularz lub procedurę.
• Dane dodatkowe Rolnika: status podatkowy (VAT lub rolnik ryczałtowy) oraz, jeżeli Użytkownik je poda, numer i termin ważności szkolenia chemizacyjnego. Dane o szkoleniu są opcjonalne.
• Dane transakcyjne: Zapytania, Oferty, zamówienia, ceny, terminy płatności, opinie.
• Treści komunikacji: wiadomości w czacie między Użytkownikami, rozmowy z AgroExpert AI oraz przesłane zdjęcia.
• Dane techniczne: adres IP, typ urządzenia i przeglądarki, identyfikatory sesji oraz logi zdarzeń niezbędne do działania i ochrony Serwisu; jeżeli zostanie uruchomiona usługa powiadomień push — identyfikator potrzebny do ich dostarczenia.
• Dane korespondencji: adres nadawcy, treść zgłoszenia, przekazane załączniki oraz informacje potrzebne do rozpatrzenia reklamacji lub żądania dotyczącego danych.

Dane pozyskujemy przede wszystkim bezpośrednio od Użytkownika. Informacje o reprezentancie Sklepu mogą pochodzić także od osoby uprawnionej do działania w jego imieniu, a dane rejestrowe wykorzystywane do weryfikacji firmy — z publicznych rejestrów, takich jak KRS i CEIDG. W takich przypadkach przetwarzamy dane identyfikacyjne i rejestrowe w zakresie potrzebnym do weryfikacji oraz przekazujemy informacje wymagane przez art. 14 RODO, o ile nie zachodzi ustawowy wyjątek.

Podanie danych jest dobrowolne. Dane oznaczone w formularzu jako obowiązkowe są konieczne do założenia Konta, weryfikacji Sklepu lub wykonania wybranej usługi; ich niepodanie uniemożliwia realizację tej czynności. Dane opcjonalne i załączniki można pominąć, jeżeli nie są niezbędne do obsługi danego żądania. Odmowa zgody na marketing nie uniemożliwia korzystania z podstawowych usług.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług, prowadzenie Konta, obsługa Zapytań, Ofert, czatu i AgroExpert AI — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Obsługa osób reprezentujących Sklep i weryfikacja danych firmy — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadnionym interesem jest prawidłowa współpraca z przedsiębiorcą oraz ochrona wiarygodności platformy.
• Zapewnienie bezpieczeństwa, kontrola dostępu i przeciwdziałanie nadużyciom — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadnionym interesem jest ochrona Serwisu, Użytkowników i ich danych.
• Obsługa korespondencji i reklamacji — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli dotyczy wykonania umowy, art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie obowiązków ustawowych albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO w pozostałym zakresie; interesem jest udzielenie odpowiedzi i wyjaśnienie zgłoszenia.
• Wypełnienie obowiązków rachunkowych, podatkowych i dotyczących wykonywania praw osób — art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w zakresie wynikającym z przepisów podatkowych, ustawy o rachunkowości i RODO.
• Wewnętrzne zestawienia dotyczące Zapytań, Ofert i cen oraz ulepszanie Serwisu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadnionym interesem jest analiza działania platformy. Dane rzeczywiście i nieodwracalnie anonimowe nie są danymi osobowymi. Zgoda na opcjonalne śledzenie na urządzeniu, jeżeli byłoby stosowane, jest odrębną kwestią opisaną w części dotyczącej cookies.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Powiadomienia związane z Kontem lub zamówieniem — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w zakresie niezbędnym do wybranej usługi. Dostęp aplikacji do powiadomień wymaga niezależnego zezwolenia w systemie urządzenia.
• Komunikacja marketingowa, jeżeli jest prowadzona — art. 6 ust. 1 lit. a RODO na podstawie odrębnej zgody, z uwzględnieniem wymagań ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej. Zgodę można wycofać bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

4. Odbiorcy danych

• Inni Użytkownicy — dane i treści udostępniane im w ramach Zapytań, Ofert i opinii zgodnie z uprawnieniami w Serwisie; dane kontaktowe i NIP stron są udostępniane kontrahentom po wyborze Oferty w celu realizacji zamówienia. Sprzedawca przetwarza otrzymane dane również jako odrębny administrator w zakresie własnych obowiązków sprzedażowych i podatkowych.
• Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO): dostawcy hostingu i infrastruktury chmurowej, bazy danych i przechowywania plików, poczty e-mail, powiadomień push oraz usług sztucznej inteligencji wykorzystywanych przez AgroExpert AI.
• Organy publiczne — wyłącznie gdy wynika to z przepisów prawa.
• Upoważnione osoby działające w imieniu Administratora oraz podmioty świadczące obsługę prawną lub księgową — w zakresie niezbędnym do wykonywania ich zadań, przy zachowaniu poufności i odpowiedniej podstawy prawnej.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Korzystanie z usług chmurowych i modeli AI może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, także w ramach wsparcia technicznego dostawcy. Przekazanie wymaga podstawy określonej w rozdziale V RODO: decyzji o odpowiednim stopniu ochrony z art. 45 RODO albo odpowiednich zabezpieczeń z art. 46 RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych, wraz z oceną niezbędnych środków uzupełniających.

W przypadku odbiorcy w USA powołanie się na EU–US Data Privacy Framework jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy odbiorca posiada aktualną certyfikację obejmującą dany rodzaj przekazania. Informacje o odbiorcach, państwach przetwarzania, właściwej podstawie przekazania oraz sposobie uzyskania kopii zabezpieczeń można otrzymać, kontaktując się z Administratorem. Udostępnienie kopii może wymagać ograniczenia informacji chroniących prawa innych osób lub tajemnicę przedsiębiorstwa.

6. AgroExpert AI

Po wysłaniu wiadomości treść pytania, dołączone zdjęcie oraz potrzebny kontekst rozmowy są przetwarzane przez usługę AI w celu przygotowania odpowiedzi. Historia rozmowy i załączniki są powiązane z Kontem, aby umożliwić dostęp na różnych urządzeniach. Nie należy przesyłać danych szczególnych kategorii, dokumentów tożsamości, zdjęć osób ani danych osób trzecich bez odpowiedniej podstawy prawnej.

Przycisk „Wyczyść” usuwa zapisaną treść historii rozmowy w Serwisie; nie usuwa Konta ani automatycznie wcześniej przesłanych plików z magazynu załączników. Żądanie usunięcia załączników można skierować na kontakt@farmbid.pl. Odpowiedź AI ma charakter pomocniczy. AgroExpert AI nie zmienia danych Konta, nie składa zamówień i nie usuwa Kont. Jego odpowiedzi nie stanowią wyłącznie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na Użytkownika w rozumieniu art. 22 RODO.

7. Okres przechowywania

• Dane Konta, powiązane treści i załączniki — przez czas świadczenia usług; po żądaniu usunięcia Konta podlegają usunięciu lub anonimizacji zgodnie z §10 Regulaminu, z uwzględnieniem uzasadnionych prawem wyjątków.
• Dokumenty rozliczeniowe, jeżeli powstają — przez okres wynikający z właściwych przepisów; w przypadku zobowiązań podatkowych co do zasady przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem zdarzeń wpływających na bieg przedawnienia.
• Dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — do upływu odpowiedniego terminu przedawnienia, a w razie sporu przez czas postępowania i okres wymagany do wykonania rozstrzygnięcia; wyłącznie w niezbędnym zakresie.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody — do jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu; ograniczony zapis udzielenia i wycofania zgody może być zachowany na potrzeby rozliczalności lub obrony roszczeń.
• Korespondencja, zgłoszenia i logi bezpieczeństwa — przez okres niezbędny do obsługi sprawy, wykrywania incydentów i realizacji powiązanych obowiązków lub ochrony roszczeń. Kryterium jest rodzaj sprawy, jej zakończenie oraz istnienie obowiązku prawnego lub uzasadnionego ryzyka wymagającego zachowania danych.

Dane zachowane po zamknięciu Konta nie są wykorzystywane do dalszego świadczenia usług ani marketingu, jeżeli nie istnieje odrębna podstawa. Dostęp do nich podlega ograniczeniu stosownie do celu retencji. Zasady retencji obejmują również kopie zapasowe; odtworzenie systemu nie powinno skutkować przywróceniem usuniętego Konta do aktywnego korzystania.

8. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16 RODO),
• usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO),
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• przenoszenia danych dostarczonych Administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się automatycznie na podstawie zgody lub umowy (art. 20 RODO),
• sprzeciwu z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO; w przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw można wnieść w każdym czasie, bez uzasadnienia (art. 21 RODO),
• wycofania zgody w dowolnym momencie,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważasz, że przetwarzanie narusza RODO (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa; informacje o sposobie wniesienia skargi: uodo.gov.pl).

Prawa przysługują na warunkach określonych w RODO; prawo usunięcia danych nie jest bezwarunkowe, w szczególności gdy zachowanie danych jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego lub ochrony roszczeń. Odmowa realizacji żądania wymaga wskazania przyczyny i informacji o dostępnych środkach ochrony.

Wniosek można przesłać na kontakt@farmbid.pl lub listownie na adres Administratora. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W przypadkach przewidzianych w art. 12 ust. 3 RODO termin może zostać wydłużony o dwa kolejne miesiące; o przedłużeniu i jego przyczynie informujemy w pierwszym miesiącu. W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o proporcjonalne informacje potwierdzające tożsamość.

Realizacja praw jest co do zasady bezpłatna. Wyjątki dotyczą żądań ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych, na warunkach art. 12 ust. 5 RODO. Zasady usunięcia Konta opisuje §10 Regulaminu; skarga do organu nadzorczego nie wymaga uprzedniego kontaktu z Administratorem.

9. Bezpieczeństwo danych

Ochrona danych obejmuje szyfrowane połączenia HTTPS, mechanizmy bezpiecznego uwierzytelniania, kontrolę dostępu do danych, prywatne przechowywanie załączników AI oraz ograniczenie dostępu administracyjnego do upoważnionych osób. Środki techniczne i organizacyjne powinny odpowiadać ryzyku zgodnie z art. 25 i 32 RODO. Użytkownik powinien chronić dane logowania i nie udostępniać Konta osobom nieuprawnionym.

W razie naruszenia ochrony danych Administrator ocenia ryzyko dla osób i wykonuje obowiązki przewidziane w art. 33 i 34 RODO, w tym zgłoszenie naruszenia organowi nadzorczemu oraz zawiadomienie osób, jeżeli spełnione są przesłanki ustawowe.

10. Cookies i pamięć urządzenia

Pliki cookie to niewielkie informacje przechowywane przez przeglądarkę. FarmBid korzysta także z pamięci lokalnej urządzenia (localStorage), która może przechowywać dane między kolejnymi uruchomieniami. Ochrona informacji w urządzeniu obejmuje również technologie podobne do cookies, stosownie do art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej.

• Uwierzytelnianie i bezpieczeństwo: dane sesji pozwalają utrzymać logowanie i rozpoznawać uprawnienia. Pamięć lokalna może przechowywać oznaczenie zaufanego urządzenia związane z weryfikacją dostępu.
• Ustawienia interfejsu: pamięć lokalna zapamiętuje obejrzenie ekranów powitalnych aplikacji; cookie ustawienia panelu bocznego, jeżeli jest używane, zapamiętuje jego stan.
• Czas przechowywania: dane sesji zachowują ważność stosownie do mechanizmu logowania; dane w localStorage pozostają do usunięcia przez aplikację lub Użytkownika; cookie stanu panelu bocznego ma okres ważności 7 dni.

Przechowywanie lub odczyt informacji ściśle niezbędnych do transmisji komunikatu lub dostarczenia usługi wyraźnie żądanej przez Użytkownika nie wymaga zgody na podstawie art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej. Nie jest to ogólne zwolnienie dla wszystkich technologii stosowanych w Serwisie.

Opcjonalne cookies analityczne lub reklamowe, jeżeli zostaną wprowadzone, wymagają uprzedniej zgody w przypadkach przewidzianych prawem oraz możliwości jej równie łatwego wycofania. Sama dalsza nawigacja, akceptacja Regulaminu lub brak działania nie stanowią takiej zgody.

Pliki cookie i dane witryny można usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki. Pamięć aplikacji mobilnej można wyczyścić w ustawieniach systemu lub przez odinstalowanie aplikacji. Usunięcie danych sesji może wymagać ponownego zalogowania; blokada technologii niezbędnych może uniemożliwić część funkcji. Wyczyszczenie danych urządzenia nie usuwa Konta ani historii zapisanej na Koncie.

11. Uprawnienia aplikacji mobilnej

Dostęp do aparatu lub wybranych zdjęć jest wykorzystywany po uruchomieniu przez Użytkownika funkcji dodania załącznika. Samo nadanie uprawnienia nie oznacza przesłania całej galerii. Zezwolenia na aparat, zdjęcia i powiadomienia można zmienić lub cofnąć w ustawieniach telefonu. Odmowa ogranicza odpowiednią funkcję, lecz nie stanowi zgody na marketing ani nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

12. Zmiany polityki

O istotnych zmianach polityki prywatności informujemy w Serwisie lub e-mailem. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem farmbid.pl/polityka-prywatnosci.

Aktualizacja dokumentu nie stanowi podstawy do zmiany celu przetwarzania niezgodnie z RODO ani nie zastępuje zgody, gdy jest ona wymagana. W sprawach nieopisanych w Polityce stosuje się właściwe przepisy o ochronie danych osobowych.